عن شركة إنسبشن إيليت
إنسبشن إيليت (Inception Elite LLC) شركة استشارات عالمية تقدّم رؤية استراتيجية واضحة في مجالات السياسات والحوكمة والمالية والأمن السيبراني والشؤون الدولية. وبفضل حضورها الراسخ في الخليج وأوروبا والأمريكيتين، تساعد الشركة الحكومات والشركات والمؤسسات على تحويل التعقيد إلى فرص. نبحث عن سكرتيرة تنفيذية ثنائية اللغة تتمتع بمستوى عالٍ من التنظيم والاحترافية لدعم فريق القيادة والعمليات اليومية للمكتب.
ملخص الوظيفة
نبحث عن سكرتيرة تنفيذية ثنائية اللغة تتقن العربية والإنجليزية، تتميز بالاحترافية والدقة في التفاصيل، لتقديم الدعم الإداري والتنفيذي. تتمتع المرشحة المثالية بمهارات تواصل قوية، وإتقان للمراسلات المهنية، وإلمام جيد ببرامج مايكروسوفت أوفيس، والقدرة على إدارة المواعيد والمستندات والاجتماعات وتنسيق أعمال المكتب بسرية ودقة وكفاءة.
الغرض من الوظيفة
تُعدّ السكرتيرة التنفيذية ثنائية اللغة نقطة اتصال رئيسية والركيزة الإدارية للمكتب، إذ تضمن سير العمل اليومي بسلاسة والتواصل الفعّال بالعربية والإنجليزية بين الإدارة والموظفين والعملاء والجهات الخارجية. وتُعدّ هذه الوظيفة أساسية للحفاظ على الاحترافية والكفاءة والسرية والمعايير العالية المتوقعة في بيئة استشارية دولية.
المهام الرئيسية
- إدارة وفرز المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات وغيرها من الاتصالات بالعربية والإنجليزية
- صياغة وإعداد المراسلات المهنية والخطابات والمذكرات والتقارير والمستندات الرسمية بالعربية والإنجليزية
- تنسيق ومراجعة وتدقيق مستندات العمل لضمان الدقة والاتساق والعرض الاحترافي
- إدارة جداول مواعيد الإدارة التنفيذية وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للإدارة العليا
- المساعدة في إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتدوين محاضر الاجتماعات عند الحاجة، والمساعدة في متابعة النقاط المتفق عليها
- الحفاظ على أنظمة حفظ ملفات ورقية ورقمية منظمة والتعامل مع مستندات الشركة بسرية
- استقبال الزوار وتقديم دعم مكتبي أمامي احترافي ولائق
- إعداد وتنسيق مستندات العمل الأساسية وجداول البيانات والعروض التقديمية والتقارير باستخدام Word وExcel وPowerPoint وOutlook
- المساعدة في المراسلات المهنية عبر البريد الإلكتروني ومتابعة الاتصالات الروتينية حسب الحاجة
- دعم التنسيق والتواصل مع الزملاء والعملاء وشركاء الأعمال والجهات الحكومية وغيرها من الجهات الخارجية
- إدارة مستلزمات المكتب ودعم المتطلبات الإدارية والتشغيلية اليومية
- التعامل مع معلومات الشركة والإدارة والعملاء الحساسة بسرية تامة وحسن تقدير
- أداء مهام تنفيذية وإدارية أخرى حسب توجيهات الإدارة
المتطلبات
- الوظيفة متاحة للإناث فقط
- إتقان العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابة – شرط أساسي
- مهارات طباعة ممتازة بالعربية والإنجليزية والقدرة على إعداد مراسلات العمل المهنية باللغتين
- خبرة مثبتة كسكرتيرة تنفيذية أو سكرتيرة أو مساعدة تنفيذية أو مساعدة إدارية، ويُفضّل خبرة لا تقل عن سنتين في مجال ذي صلة
- مهارات تواصل شفهي وكتابي جيدة بأسلوب مهني وراقٍ
- إلمام قوي ببرامج مايكروسوفت أوفيس، بما فيها Word وExcel وPowerPoint وOutlook وإدارة البريد الإلكتروني المهني
- مهارات ممتازة في التنظيم والتنسيق وإدارة الوقت مع اهتمام كبير بالتفاصيل
- القدرة على أداء مهام متعددة وترتيب الأولويات والالتزام بالمواعيد النهائية والعمل بفعالية في بيئة مهنية سريعة الوتيرة
- مظهر وسلوك مهني ومهارات تعامل جيدة
- مستوى عالٍ من حسن التقدير والنزاهة والموثوقية والسرية
- روح المبادرة والمرونة والتوجه نحو الحلول، والقدرة على العمل باستقلالية وضمن فريق
- يُفضّل الحصول على دبلوم أو مؤهل مهني ذي صلة؛ والشهادة الجامعية ميزة إضافية وليست شرطاً
- الخبرة السابقة في شركة استشارات أو مكتب محاماة أو استشارات مؤسسية أو بيئة مهنية مماثلة ميزة إضافية
- يُفضّل المرشحات المقيمات حالياً في قطر؛ والاستعداد للالتحاق الفوري ميزة إضافية
ما نقدمه
- حزمة رواتب تنافسية
- بيئة عمل مهنية وديناميكية ودولية
- فرصة للعمل ضمن بيئة استشارية دولية ودعم الإدارة العليا
- فرص للتطور الوظيفي والتنمية المهنية
كيفية التقديم
قدّمي طلبك من خلال النموذج في هذه الصفحة مع سيرتك الذاتية المحدّثة. يُرجى التأكد من أن سيرتك الذاتية تذكر مكان إقامتك الحالي، وموعد استعدادك للالتحاق أو فترة الإشعار، وخبرتك المهنية ذات الصلة.